Todos trabajamos y pensamos en términos de proyectos. A veces consideramos proyectos grandes como cuando nos convencemos que “debemos implementar un ERP que nos resuelva tal o cual necesidad”. Y muchas veces son menos ambiciosos, como cuando nos prometemos “organizar algo para los cumpleaños de los miembros del equipo”.
En nuestra experiencia encontramos que muchas iniciativas y proyectos no pasan de la intención declarada. Y la mayoría de las iniciativas que efectivamente se inician consumen más tiempo del equipo de lo previsto, no logran cumplir los plazos deseables, o incluso se abandonan.
Hay varias causas detrás del síntoma, desde una pobre definición hasta no gestionar adecuadamente a los actores claves. En esta entrada, abordaremos una de las más comunes y determinantes: no contar con mecanismos de coordinación efectivos.
La coordinación de los esfuerzos es imprescindible y es, obviamente, parte del trabajo. Pero si pasamos menos tiempo ejecutando que en reuniones o respondiendo correos y mensajes de Whatsapp o Slack, tenemos un problema de productividad.
Según un estudio del McKinsey Global Institute1, eso es exactamente lo que nos sucede. Los equipos hoy en día pasan más tiempo coordinando el trabajo que realmente haciéndolo. El trabajador promedio dedica más del 60% de su tiempo a coordinar y comunicarse: respondiendo correos electrónicos y otras plataformas, buscando e investigando información y actualizaciones del proyecto, participando en reuniones, etcétera.
Si logramos una coordinación más efectiva estaremos liberando tiempo directamente orientable a mejorar la productividad. Es decir, la inversión en diseñar correctamente la forma en que coordinamos el trabajo tiene un alto retorno.
La inversión en tecnologías digitales de las décadas de 1990 y 2000 mostraron un importante impacto en la mejora de la productividad porque redujeron los tiempos de coordinación. Sin embargo, las inversiones en tecnologías digitales de los últimos veinte años no ha mostrado ninguna mejora en la productividad, de acuerdo a un estudio de Bain&Co.2
Es lógico considerar que, en la medida que los costos de cada comunicación (mensaje, correo electrónico, llamada, etcétera) y de organizar reuniones se han desplomado, ambos mecanismos de coordinación han aumentado en volumen (más comunicaciones y más reuniones). No necesariamente creando más valor, pero sí consumiendo tiempo valioso.
La incorporación de nuevos canales de comunicación por el uso de nuevas soluciones digitales parece que demanda más coordinación y tiempo de lo que resuelve. Se hace cada vez más necesario abordar de forma consciente el diseño y optimización de los mecanismos de coordinación. Y esto implica la correcta selección de plataformas y soluciones digitales, así como la forma de utilizarlas.
Existen hoy diversas soluciones digitales diseñadas directamente para impulsar la productividad a través de lograr una coordinación efectiva. Sin embargo, no todas las soluciones son iguales.
Luego de probar y conocer muchas de estas soluciones con nuestros clientes, entendemos que hay seis aspectos críticos a tener en cuenta:
Considerando lo anterior, la mejor solución es la que cumple en mejor medida los seis puntos y, además, tenga un costo razonable para el ahorro de tiempo que genera. Al día de hoy, y considerando estos aspectos, ASANA es una de las mejores soluciones del mercado, ofreciendo incluso una opción gratis con funcionalidades básicas.
Si crees que tu organización puede beneficiarse de una mejor gestión de tareas y proyectos, estamos para ayudarte.
.jpeg)
Fuentes citadas:
https://www.bain.com/insights/is-technology-really-helping-us-get-more-done-hbr/
