Seis claves para elegir una solución digital de gestión de proyectos

June 18, 2024
Por MBA Ing. Lucía ASTIGARRAGA ANZA y PhD Ing. Luis SILVA DOMINGO

IDEAS para tu negocio

Seis claves para elegir una solución digital de gestión de proyectos

Todos trabajamos y pensamos en términos de proyectos. A veces consideramos proyectos grandes como cuando nos convencemos que “debemos implementar un ERP que nos resuelva tal o cual necesidad”. Y muchas veces son menos ambiciosos, como cuando nos prometemos “organizar algo para los cumpleaños de los miembros del equipo”.

En nuestra experiencia encontramos que muchas iniciativas y proyectos no pasan de la intención declarada. Y la mayoría de las iniciativas que efectivamente se inician consumen más tiempo del equipo de lo previsto, no logran cumplir los plazos deseables, o incluso se abandonan.

Hay varias causas detrás del síntoma, desde una pobre definición hasta no gestionar adecuadamente a los actores claves. En esta entrada, abordaremos una de las más comunes y determinantes: no contar con mecanismos de coordinación efectivos.

Más tiempo coordinando que trabajando

La coordinación de los esfuerzos es imprescindible y es, obviamente, parte del trabajo. Pero si pasamos menos tiempo ejecutando que en reuniones o respondiendo correos y mensajes de Whatsapp o Slack, tenemos un problema de productividad.

Según un estudio del McKinsey Global Institute1, eso es exactamente lo que nos sucede. Los equipos hoy en día pasan más tiempo coordinando el trabajo que realmente haciéndolo. El trabajador promedio dedica más del 60% de su tiempo a coordinar y comunicarse: respondiendo correos electrónicos y otras plataformas, buscando e investigando información y actualizaciones del proyecto, participando en reuniones, etcétera.

Si logramos una coordinación más efectiva estaremos liberando tiempo directamente orientable a mejorar la productividad. Es decir, la inversión en diseñar correctamente la forma en que coordinamos el trabajo tiene un alto retorno.

La digitalización no mejora la productividad

La inversión en tecnologías digitales de las décadas de 1990 y 2000 mostraron un importante impacto en la mejora de la productividad porque redujeron los tiempos de coordinación. Sin embargo, las inversiones en tecnologías digitales de los últimos veinte años no ha mostrado ninguna mejora en la productividad, de acuerdo a un estudio de Bain&Co.2

Es lógico considerar que, en la medida que los costos de cada comunicación (mensaje, correo electrónico, llamada, etcétera) y de organizar reuniones se han desplomado, ambos mecanismos de coordinación han aumentado en volumen (más comunicaciones y más reuniones). No necesariamente creando más valor, pero sí consumiendo tiempo valioso.

La incorporación de nuevos canales de comunicación por el uso de nuevas soluciones digitales parece que demanda más coordinación y tiempo de lo que resuelve. Se hace cada vez más necesario abordar de forma consciente el diseño y optimización de los mecanismos de coordinación. Y esto implica la correcta selección de plataformas y soluciones digitales, así como la forma de utilizarlas.

¿Qué hacer?

Existen hoy diversas soluciones digitales diseñadas directamente para impulsar la productividad a través de lograr una coordinación efectiva. Sin embargo, no todas las soluciones son iguales.

Luego de probar y conocer muchas de estas soluciones con nuestros clientes, entendemos que hay seis aspectos críticos a tener en cuenta:

  1. Visibilidad del proyecto. Contar con visibilidad total del estado de avance de cada tarea, en cualquier momento, permite que todos los interesados puedan identificar cuellos de botella y reasignar recursos de manera más efectiva, sin necesidad de reuniones o largos emails explicativos. Evita demoras y reduce tiempos poco productivos, alineando más ágilmente a los equipos y aumentando la motivación.
  2. Colaboración en tiempo real. Para potenciar lo anterior, la solución debe proporcionar un entorno colaborativo en tiempo real en el que los miembros del equipo puedan comunicarse, compartir archivos, mostrar avances y realizar comentarios sobre las tareas desde cualquier lugar. Para ello es necesario que cuente con una aplicación móvil en la que se puedan registrar avances, fotos, e incluso audios para quienes están fuera de una oficina. Esto mejora la coordinación y colaboración entre los miembros del equipo, por ejemplo entre vendedores y equipos de back-office, incluso si están trabajando desde ubicaciones diferentes en cualquier lugar del mundo.
  3. Integraciones con otras herramientas. La solución debe integrarse con otras herramientas y aplicaciones populares, como Slack, Google Drive, o Microsoft Teams que elimine la necesidad de atender distintos canales o, peor aún, duplicar esfuerzos de registro de avances u otras comunicaciones. Facilita la sincronización de datos y la colaboración con otras herramientas que ya se estén utilizando, eliminando pérdida de tiempo.
  4. Automatización de tareas: ¡¡no más tareas repetitivas!! Una solución de este tipo debe ofrecer la posibilidad de automatizar tareas que eliminen algunas actividades repetitivas que deben realizarse después de otras. No sólo ahorra tiempo sino que se evitan errores u olvidos. Es necesario configurar reglas y flujos de trabajo para algunas acciones, como enviar recordatorios, actualizar estados de tareas o asignar tareas según ciertos criterios. Esto reduce drásticamente el tiempo dedicado a trabajo poco valioso, a la revisión permanente y a reuniones de coordinación inútiles.
  5. Plantillas de proyectos. El tiempo ahorrado y los errores evitados por esta funcionalidad es imposible de cuantificar. Contar con plantillas de tareas donde ya se carguen automáticamente las distintas subtareas, dependencias, y demás detalles es una gran ventaja, pero si además podemos contar con una plantilla para un proyecto entero, con todas sus tareas, plazos, responsables, dependencias, automatizaciones, es eficiencia en estado puro. Además, induce a los equipos a ponerse de acuerdo de forma explícita en la forma en que trabajarán de manera coordinada y eficiente.
  6. Personalización de tareas. El último punto es uno de los más importantes y uno de los más difíciles de encontrar en las soluciones disponibles. Es de gran importancia poder personalizar todos los componentes de la solución a la realidad de la organización, y no adaptar la forma de trabajo a la plataforma. Reduce drásticamente la resistencia al cambio, y aprovecha el conocimiento y experiencia ya generado en la organización.

Considerando lo anterior, la mejor solución es la que cumple en mejor medida los seis puntos y, además, tenga un costo razonable para el ahorro de tiempo que genera. Al día de hoy, y considerando estos aspectos, ASANA es una de las mejores soluciones del mercado, ofreciendo incluso una opción gratis con funcionalidades básicas.

Si crees que tu organización puede beneficiarse de una mejor gestión de tareas y proyectos, estamos para ayudarte.

Fuentes citadas:
https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy
https://www.bain.com/insights/is-technology-really-helping-us-get-more-done-hbr/
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