Kimenic fue fundada en el año 2014 y desde sus inicios se ha especializado en el diseño e implementación de tecnología aplicada a la protección contra incendios y seguridad energética. Más precisamente, se ha dedicado a ello en el ámbito industrial contando con clientes en el rubro frigorífico, arrocero, y lácteo, entre otros. Dentro de sus principales servicios se encuentran el diseño y ejecución de obras nuevas y también el mantenimiento de los sistemas ya existentes.
Fernando Severo y Tatiana Fabres - director y arquitecta de la empresa - reconocieron la necesidad de optimizar sus procesos. Se enfrentaban a dificultades en la planificación de las actividades y también en el control y la gestión de la ejecución. Esto los llevó a buscar ayuda externa para abordar estos desafíos.
Con el apoyo del programa para la Mejora de la Gestión (MIEM-Dinapyme) y de la mano de XTERNUM Consulting se embarcaron en un proceso de revisión y rediseño de los dos procesos centrales: Mantenimiento y Obra Nueva.
El trabajo realizado en conjunto con Kimenic consistió primeramente en un análisis exhaustivo de la situación actual, de manera de identificar la forma de trabajo y los dolores que la misma generaba. Luego por medio de talleres enfocados en el rediseño se identificaron oportunidades de mejora y se establecieron puntos críticos de control. Por último, se diseñaron los nuevos flujos de trabajo y se creó documentación detallada de los procesos rediseñados. A la vez, se trabajó en procedimientos específicos y listas de verificación necesarias para la correcta ejecución de los procesos. De esta manera, se sentaron las bases para una transformación integral de los dos procesos centrales de la organización.
Durante el proceso de análisis, surgieron desafíos que no eran evidentes inicialmente. Desde problemas de comunicación interna hasta oportunidades desaprovechadas en la incorporación de tecnología. Generar conciencia de la importancia de contar con procesos claros y procedimientos que los apoyen accesibles a todos se convirtió en un pilar fundamental para el cambio.
El impacto de este proyecto se tradujo finalmente en que los procesos rediseñados y las herramientas de apoyo ayudarán a Kimenic a aportar claridad a sus trabajadores, reducir errores, ahorrar tiempo y ofrecer un servicio más consistente y de calidad a sus exigentes clientes. Las nuevas guías de trabajo no solo mejorarán la eficiencia operativa, sino que también servirán como base para la capacitación del personal nuevo al quedar debidamente documentadas.
Para finalizar, del trabajo en conjunto se desprende la necesidad de contar con tecnología que apoye a la gestión de estos procesos. Por lo tanto, Kimenic se prepara para avanzar hacia la digitalización de estos procesos con la plataforma de gestión de proyectos Asana. Este enfoque garantizará una gestión uniforme, reducirá errores y mejorará la comunicación interna y externa. Con un plan de acción claro, Kimenic se encamina hacia un futuro de mejora continua y excelencia en el servicio.
En resumen, el éxito de Kimenic en la optimización de dos de sus procesos centrales es el resultado de una colaboración estrecha y un enfoque centrado en los resultados y de esta manera hemos allanado el camino para un futuro más eficiente para la empresa y sus clientes.
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